6 conseils pour du télétravail efficace (employés et employeurs)

conseils_teletravail_efficace_employés_employeurs

La pandémie du coronavirus (COVID-19) pousse un nombre croissant d’entreprises à offrir la possibilité à leurs employés d’opter pour le télétravail.

Ce nouvel environnement peut vous donner l’impression d’être moins productifs ou moins organisés qu’à l’habitude. Il est normal de se sentir isolé, de rencontrer des difficultés à gérer son emploi du temps, voire même ses objectifs! Pour que cette période de ralentissement économique se déroule le plus efficacement possible, nous avons concocté des trucs et astuces qui seront utiles aussi bien aux employés qu’aux employeurs.

Employés, comment pouvez-vous organiser votre travail efficacement?

1. Planifiez une routine avant et après le travail

De prime abord, ne commencez pas le boulot dès votre réveil. Gardez votre routine et prenez du temps pour vous, comme vous le faisiez lorsque vous deviez aller au bureau. Bonus : vous n’êtes pas pressé, pas besoin de vous préparer, alors prenez le temps de bien vous réveiller et partez la journée du bon pied!

Ensuite, prévoyez des plans pour la soirée, lorsque vous aurez fini votre journée. Allez marcher et profitez de l’air frais, tant que vous le pouvez!

2. Aménagez un espace confortable, mais professionnel

Un espace dédié au travail vous aidera à rester concentrés. Évitez de travailler toute la journée dans votre lit, mais rien ne vous empêche de travailler dans le salon, assis en indien, par exemple. On le fait souvent au bureau et ça nous permet simplement de changer le mal de place!

Habillez-vous confortablement, mais évitez de rester en pyjama. Ces recommandations vous aideront à faire la séparation entre le confort de votre maison et le travail. « J’aime bien mettre de la musique quand je travaille de la maison. Ça me permet de rester concentrée! » nous partage Caroline Beaudry, chargée de projets Web et intégratrice chez Standish.

3. Définissez un horaire

Créez-vous une routine en vous accordant des pauses, comme vous le feriez au travail. Si vous avez des enfants à la maison, assurez-vous de ne pas être trop dérangé!

Faites-vous des blocs de travail, pendant que vous proposerez des séances dédiées à une certaine activité à vos enfants. Cela vous évitera de divaguer aux 10 minutes.

Employeurs, comment aider vos employés qui doivent faire du télétravail?

4. Faites confiance à vos employés

Leur faire confiance n’empêche pas le suivi! N’oubliez pas que vos employés ne sont peut-être pas habitués à organiser leurs tâches en télétravail. Vous pouvez développer une structure avec eux et revoir la priorité de chacune de leurs tâches pour vous assurer du bon déroulement de vos projets. Un outil gratuit comme Trello accompagné du power-up « Activity » peut les aider à gérer leurs priorités et calculer le temps qu’ils accordent à chacune de leurs tâches.

 

5. Soyez à l'écoute

D’abord, restez en contact avec vos employés pour vous assurer qu’ils s’adaptent bien à leur nouvel environnement.

Aussi, soyez à l’écoute des inquiétudes et des questionnements de vos clients quant aux produits et aux services que vous offrez. Pour garder le cap durant cette pandémie, la clé est d’adapter votre offre aux besoins de vos clients.

D’une part, pour que vous soyez en contact avec vos employés et vos clients, nous vous suggérons d’utiliser Google Hangouts, l’outil de visioconférence gratuit qui a fait ses preuves! La version gratuite vous permet d’ajouter jusqu’à 20 personnes à la rencontre. Pour un topo des points positifs et négatifs de 7 outils de vidéoconférence, cliquez ici. Lorsque vous voudrez apporter un soutien visuel aux autres membres de la conversation, la fonctionnalité de partage d’écran vous sera très utile!

D’autre part, pour que vos employés puissent communiquer entre eux, encouragez-les à échanger leur numéro de téléphone ou à utiliser une plateforme de communication collaborative comme Slack pour parler de leurs projets communs.

 

6. Créez de la valeur

Si votre entreprise connaît un certain ralentissement, c’est le temps de réfléchir aux moyens que vous pouvez prendre pour créer de la valeur. Revoyez vos projets mis sur la glace par manque de temps, questionnez-vous sur des pistes d’amélioration de vos produits ou services pour répondre aux besoins du marché, etc.

Les trucs et astuces de nos employés, les habitué(e)s du télétravail!

« Patience est le mot d’ordre. C’est normal que tu n’aies pas la réponse à ta question à l’instant même. Assure-toi d’écrire tes questions quelque part et pose-les lorsque tu auras 2 minutes avec ton collègue. »

Fanny Garcia, chargée de projet Web + intégratrice

« Ça l’air niaiseux, mais ça m’arrive d’oublier de manger ou de prendre des pauses quand je travaille de la maison, car il n’y a pas l’effet de masse des gens qui vont dîner… Si cela vous arrive, mettez-vous des alarmes ou récompensez-vous après une période intensive de travail avec votre collation ou votre repas préféré! »

Caroline Beaudry, chargée de projets Web + intégratrice

« Lorsque vous avez du travail collaboratif à effectuer, Google Docs est un logiciel super utile, car tout le monde peut travailler en même temps, sur le même document. »

Karl P. Hardy, directeur marketing numérique

« On peut dire que j’ai l’habitude du travail à la maison puisque je suis étudiante à l’université. Pour rester concentrée, je garde mon cellulaire loin de moi et j’évite de le consulter à tout moment. Sinon, j’aime bien me faire des listes de tâches et changer d’air : mettre des chandelles, aller travailler dans mon salon... »

Marie-Rose St-Pierre, stratège de contenu (stagiaire)