4 outils Web pour être plus productif au travail

Outils productivité

En raison de la pandémie, beaucoup de gens ont été appelés à travailler de la maison. Bien que plusieurs croient que télétravail rime avec inefficacité, les données indiquent le contraire. Nous dépendons de plus en plus d’outils pour augmenter notre productivité, au travail comme à la maison. Il arrive parfois qu’on doive jongler avec plusieurs tâches et responsabilités, et il peut être difficile de savoir où donner de la tête. Heureusement, il existe plusieurs outils sur le marché qui peuvent aider à atteindre ses objectifs et améliorer ses performances!

Si vous souhaitez être plus efficace au travail, nous vous suggérons fortement de jeter un coup d’œil aux 4 outils de productivité proposés dans cet article!

Zapier

Zapier est un outil qui vous permet d’automatiser vos tâches routinières. Vous évitez donc de perdre du temps avec des tâches fastidieuses, ce qui vous permet de vous concentrer sur l’essentiel. Avec Zapier, vous pouvez créer plusieurs tâches en connectant plus de 2 000 applications entre elles.

Exemples de tâches pouvant être executées dans la version gratuite de zapier

  • Demandez à Zapier de mettre à jour votre feuille de calcul dans Google Sheet, chaque fois que vous obtenez ou perdez un abonné à votre infolettre.
  • Créez un nouveau contact dans Google Contacts, chaque fois que vous recevez un courriel d’un nouveau destinataire.
  • Sauvegardez automatiquement dans Dropbox toutes les pièces jointes que vous recevez par courriel.
  • Recevez un courriel, chaque fois que vous recevez un message sur Facebook Messenger.

Exemples de workflows pouvant être exécutés dans la version payante de Zapier :

  • Lorsqu’un client fait un achat avec PayPal ou Stripe dans votre boutique en ligne, vous pouvez demander à Zapier de trouver ou de créer un client à partir de votre logiciel de facturation (Quickbooks, par exemple). Vous pourrez ensuite lui envoyer une facture.
  • Faire une mise à jour de vos informations sur LinkedIn, en fonction de changements apportés à un fichier sur Google Slides.

Pour commencer avec Zapier, vous devez connaître certains termes de base.

  • Zap : Un zap est un workflow (flux de travail) qui connecte automatiquement deux applications, chaque fois qu’une condition est respectée.
  • Trigger : La condition à respecter pour que Zapier exécute votre zap. Par exemple, vous recevez de nouvelles réponses à votre sondage.
  • Action : Zapier connecte vos applications et transfère l’information de l’une à l’autre. Pour faire suite à l’exemple ci-dessus, chaque fois que vous recevez de nouvelles réponses à votre sondage, Zapier vous enverra un courriel.
  • Task : Lorsque Zapier complète une action, on nomme cela une tâche.

Pourquoi utiliser Zapier?

  • Accélérer les tâches redondantes et fastidieuses. Il y a probablement plusieurs petites tâches que vous effectuez tous les jours qui pourraient être automatisées, vous faisant ainsi économiser beaucoup de temps.
  • Adapter votre utilisation de Zapier à vos besoins. Vous pouvez l’utiliser pour des tâches plus simples ou plus complexes; l’outil convient à tous. 
  • Obtenir une meilleure visibilité de vos workflows. Vous pouvez demander de recevoir une notification chaque fois que Zapier effectue une action. 
  • Zapier s’intègre avec plusieurs outils tels que Google Drive, Facebook ou Dropbox.

Plans

0$ : Pour faire jusqu’à 5 zaps qui contiennent une seule étape. 

À partir de 27$/mois : Pour faire des connexions plus complexes entre vos applications (en ajoutant des conditions ou en créant des actions avec plusieurs étapes, par exemple). Vous avez la possibilité de faire un essai gratuit de cette version pendant 14 jours.

Source: Zapier

Note: Zapier est disponible en anglais seulement. 

Evernote

Vous êtes du genre à mettre des post-its® un peu partout à la maison et au bureau pour ne rien oublier? Evernote est un outil qui vous permet de regrouper toutes vos notes et de les rendre disponibles sur l’ensemble de vos appareils. 

Pourquoi utiliser Evernote dans un contexte professionnel?

  • Vous naviguez sur le Web et trouvez des informations qui pourraient être utiles pour l’un de vos projets? Enregistrez les pages dans Evernote avec l’extension (plug-in) Web Clipper.
  • Ne perdez plus de temps à retrouver LA note : ajoutez des étiquettes pour classer vos notes selon leurs catégories.
  • Ne perdez plus jamais vos bonnes idées : à tout moment, vous pouvez noter ce qui vous passe par la tête sur Evernote.
  • Enregistrez tous les documents en lien avec un projet au même endroit et partagez-les ensuite avec votre équipe sur Slack.
  • Capturez des notes manuscrites et retrouvez-les rapidement grâce à la fonctionnalité de reconnaissance de l’écriture manuscrite d’Evernote.
  • Vous êtes à la maison et vous vous rappelez que vous devez absolument envoyer un courriel à un client et faire un suivi avec un autre client? Enregistrez des tâches dans Evernote et cochez-les au fur et à mesure qu’elles sont complétées.

Google Smart Lock

Ce gestionnaire de mots de passe gratuit vous permet de conserver à un seul endroit toutes vos informations personnelles : identifiants, mots de passe, numéros de carte de crédit, adresse, numéro de téléphone, etc. Ne perdez plus jamais de temps à chercher vos mots de passe et à les réinitialiser!

Pourquoi utiliser Google Smart Lock?

  • Les informations enregistrées sont disponibles à partir de tous les appareils où votre compte Gmail est enregistré.
  • Les champs où l’on vous demande votre identifiant et votre mot de passe se remplissent automatiquement.
  • Vous pouvez activer la double-vérification pour un maximum de sécurité.

Trello

Trello est un outil collaboratif de gestion de projets permettant d’organiser vos tâches et vos projets. 

Avant de vous lancer dans Trello, vous devrez connaître certains termes de base :

  • Tableau : Un tableau représente un projet dans sa globalité. Il est découpé en listes, qui seront elles-mêmes découpées en cartes.
  • Liste : Une liste est un ensemble de tâches.
  • Carte : Les cartes représentent les tâches. Ce sont les actions nécessaires à effectuer pour compléter un projet.

Pourquoi utiliser Trello?

  • C’est un outil visuel. Chaque tableau vous donne un aperçu des tâches à accomplir, vous permettant ainsi de savoir où vous en êtes rendus dans votre projet. Vous pouvez aussi facilement déplacer une tâche d’une liste à une autre en utilisant la fonction glisser-déposer.
  • Trello est conçu pour les équipes. Vous pouvez créer des organisations de plusieurs membres qui auront accès à un ou plusieurs tableaux. La formule payante permet de restreindre les droits de chaque membre. Assignez des tâches à un ou plusieurs membres de l’organisation; ils recevront alors une notification.
  • Trello se synchronise sur tous vos appareils. Vous avez accès en tout temps à vos tableaux, au travail comme à la maison.
  • Intégrez les applications utilisées par votre équipe directement à votre flux de travail (c’est ce qu’on appelle un Power-up). Trello permet l’intégration de Dropbox, Google Drive, Slack, Mailchimp, Twitter et plus encore.
  • Utilisez le système d’automatisation Butler pour supprimer les tâches fastidieuses de vos listes de choses à faire. Ce système comprend des fonctions d’automatisation comme des déclencheurs basés sur des règles, des boutons personnalisés pour vos cartes et tableaux, des commandes du calendrier et des commandes de date limite.

Prix

Gratuit pour utiliser les fonctions de bases de Trello

À partir 9,99$ par utilisateur par mois pour utiliser d’autres fonctionnalités plus avancées de Trello, comme l’intégration de Power-ups illimitée, l’envoi de notifications par courriel et les fonds d’écran et autocollants personnalisés.

Source: Trello

Il existe une multitude d’autres outils pour augmenter votre productivité au quotidien. L’important, c’est de continuellement optimiser son travail. Si vous avez des questions concernant l’implantation d’outils plus complexes au sein de votre entreprise, écrivez-nous à marketing@standish.ca!